Cette politique explique comment Cabinet Flourens utilise l'intelligence artificielle (IA) dans ses missions et dans la production de ses contenus, et ce qu'elle implique pour vos données.
1. Notre principe
L'IA nous aide à travailler plus vite et plus précisément. Elle ne décide de rien, et un professionnel relit, corrige et assume tout ce que nous vous remettons. Ce que nous ne pouvons pas protéger, nous ne le confions pas à un outil.
2. Où nous utilisons l'IA
- Préparation de contenus : articles, numéros de newsletter, épisodes, modèles.
- Appui aux missions : synthèse de documents, rédaction de règles d'usage et de procédures, automatisations construites sur les outils de nos clients, dans les limites des sections 5 et 6.
- Développement et maintenance de nos propres outils et de notre site.
3. Où nous ne l'utilisons pas
- Pour prendre une décision qui vous concerne ou concerne vos salariés : recrutement, évaluation, notation, sanction, licenciement.
- Pour trier, noter ou évaluer des candidatures.
- Pour profiler ou classer des personnes à partir de leurs données.
- Pour noter ou évaluer les salariés de nos clients à partir de la cartographie des usages (voir section 4).
- Pour analyser des données de santé, des données sensibles au sens du RGPD ou des données bancaires.
- Pour fournir un conseil juridique, médical ou financier.
4. La cartographie des usages chez nos clients
Dans la mission Ardoise, nous établissons la carte des usages de l'IA dans l'entreprise du client : un questionnaire anonyme adressé aux salariés, des entretiens et un inventaire des outils et des abonnements.
- Des pratiques, pas des personnes : la cartographie décrit qui utilise quels outils, pour quelles tâches et sur quelles données, par équipe ou par métier. Elle ne note, ne classe et n'évalue aucune personne, et ne sert à aucune sanction.
- Une restitution agrégée : aucun résultat n'est restitué pour un groupe de moins de cinq répondants, et aucun propos n'est remis à la direction sous une forme qui permette d'identifier son auteur.
- Des données protégées : les réponses au questionnaire et les comptes rendus d'entretiens ne sont jamais versés dans un service d'IA grand public. Un service d'IA ne peut être utilisé sur des données de mission qu'avec une offre professionnelle couverte par un accord de traitement des données et votre accord écrit (section 6).
- Un cadre écrit : le cabinet agit comme sous-traitant de l'entreprise cliente, selon l'annexe sous-traitance. L'information des salariés et, le cas échéant, du CSE relève de l'employeur.
5. Trois niveaux de données
| Niveau | Exemples | Règle |
|---|---|---|
| Public | Contenus publiés, informations commerciales publiques | Utilisation libre dans les outils autorisés |
| Confidentiel | Documents internes, process, chiffres de l'entreprise, échanges de mission | Offre professionnelle avec accord de sous-traitance uniquement, entraînement désactivé, et votre accord écrit pour la mission concernée |
| Personnel ou sensible | Noms de salariés, données RH, coordonnées de clients finaux | Anonymisation ou pseudonymisation avant tout usage. Sinon, pas d'usage |
6. Les outils que nous utilisons
La liste est tenue à jour. Un outil n'est autorisé que s'il remplit toutes les conditions suivantes :
- le fournisseur s'engage à ne pas entraîner ses modèles sur nos données ni sur les vôtres, ou nous pouvons désactiver cette option ;
- les données sont chiffrées en transit et au repos ;
- un contrat de sous-traitance au sens du RGPD est disponible ;
- l'hébergement et les éventuels transferts hors Union européenne sont connus.
| Outil | Usage | Niveau de données autorisé | Entraînement sur nos données | Hébergement |
|---|---|---|---|---|
| Claude (Anthropic), offre Pro | Rédaction, synthèse, analyse, automatisations, développement de nos outils | Public et données propres au cabinet. Aucune donnée confidentielle ou personnelle de client | Réglage « améliorer les modèles » désactivé | États-Unis |
| Gemini (Google), offre Pro | Recherche, synthèse, analyse | Public et données propres au cabinet. Aucune donnée confidentielle ou personnelle de client | Historique d'activité Gemini désactivé | États-Unis |
Pourquoi les offres Pro ne reçoivent pas vos données. Les offres grand public ne reposent pas sur un accord de sous-traitance au sens du RGPD. Un service d'IA ne peut donc être utilisé sur des données de mission qu'avec une offre professionnelle (offre équipe ou entreprise, ou accès par programmation sous conditions commerciales) couverte par un accord de traitement des données, et avec votre accord écrit pour la mission concernée. Les réponses aux questionnaires et les comptes rendus d'entretiens ne sont jamais versés dans un service d'IA grand public. À ce jour, aucun des outils listés ci-dessus ne reçoit de données de mission confidentielles ou personnelles.
7. Vos droits en tant que client
- Information : nous vous disons avant la mission si des outils d'IA seront utilisés, et lesquels.
- Choix : vous pouvez refuser l'usage de l'IA sur vos données. Nous adaptons alors la méthode, parfois avec un délai plus long, que le devis précise.
- Traçabilité : à votre demande, nous vous indiquons quels livrables ont bénéficié d'une aide de l'IA.
- Suppression : en fin de mission, nous supprimons les données que nous avons placées dans un outil, ou nous vous confirmons leur suppression par le fournisseur selon sa durée de rétention.
8. Contrôle humain et qualité
- Tout contenu produit avec l'IA est relu par un professionnel avant remise.
- Nous vérifions les chiffres et les sources. Si une source ne tient pas, nous renonçons au chiffre.
- Nous ne présentons pas comme humain un contenu entièrement généré, notamment pour les images, audio et vidéos susceptibles d'être confondus avec une prise de vue ou de son réels. Nous l'indiquons dans ce cas.
9. Règles européennes
Nous utilisons des systèmes d'IA conçus par des tiers, ce qui fait de nous un déployeur au sens du règlement européen sur l'IA (règlement (UE) 2024/1689). Nous nous engageons à ne pas les employer à des usages interdits ni à haut risque, et à informer les personnes concernées quand la loi l'exige.
L'article 4 nous concerne aussi. Il demande de prendre des mesures pour favoriser la maîtrise de l'IA du personnel et, depuis le règlement (UE) 2026/1744, c'est une obligation de moyens qu'il faut pouvoir montrer. Nous l'appliquons à nous-mêmes : nos intervenants, le fondateur comme tout partenaire qui intervient en mission, sont formés aux outils qu'ils utilisent et aux règles de cette politique, et nous documentons ces mesures (formations suivies, outils autorisés, règles applicables) comme nous le faisons pour nos clients.
Ce que nos livrables ne sont pas. Nos livrables relatifs à l'article 4, dont le dossier de preuve, ne constituent ni un avis juridique ni une attestation de conformité.
10. Incident
Si une donnée est saisie par erreur dans un outil non autorisé, nous le consignons, nous demandons sa suppression au fournisseur, et nous vous prévenons dans les meilleurs délais si elle vous concerne.
11. Contact
Questions ou demandes : contact@cabinetflourens.com. Voir aussi la politique de confidentialité et les conditions générales de vente.