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Couverture du modèle « Inventaire des outils et abonnements »

Modèle · Tableur · Outils et données

Inventaire des outils et abonnements

Écrit par Clément Marchal ·

3 onglets45 minutes pour le remplir

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Un inventaire des outils recense chaque logiciel utilisé dans l’entreprise avec son coût, ses utilisateurs, son usage réel et son propriétaire. Ce modèle repère les doublons, les licences inutilisées et les outils sans responsable, avant toute décision d’achat ou de résiliation.

Savez-vous combien de logiciels votre entreprise paie, et combien sont réellement utilisés ?

Combien de licences payées ne sont pas utilisées ?

Quels outils font le même travail ?

L’inventaire répond en un tableau. Il sert de base à tout choix d’outil et à la chasse aux coûts cachés.

Demandez à chaque propriétaire d’outil le nombre de licences actives sur trente jours : c’est le chiffre qui change la décision.

Ce que vous retenez de ce modèle

  • Deux sources valent mieux qu’une.

    Relevés bancaires et déclarations des équipes concordent rarement tout à fait : l’écart est l’information utile.

  • Un outil a un propriétaire.

    Sans nom, il n’est ni mis à jour, ni résilié.

  • Le taux d’utilisation se calcule.

    Licences payées contre licences actives sur trente jours.

  • Un doublon se décide.

    Deux outils pour la même fonction coûtent deux fois et divisent les données.

« Commencez par les outils que personne ne sait expliquer. Ils sont le meilleur point de départ : soit ils servent et ont besoin d’un propriétaire, soit ils ne servent pas et se résilient. »

Clément MarchalFondateur du Cabinet Flourens

Ce que contient ce modèle

Dans le fichier :

  • Un onglet « Inventaire » : outil, fonction, coût mensuel, licences payées et actives, propriétaire, date de renouvellement et décision, avec 3 exemples fictifs à effacer
  • Le taux d’utilisation, le coût annuel et le coût des licences inutilisées, calculés automatiquement
  • Un onglet « Doublons » : les fonctions couvertes par plus d’un outil
  • Un onglet « Décisions » : ce que coûtent les outils à garder, à remplacer, à résilier, et les outils sans propriétaire
Tableau de 5 colonnes (outil, fonction, coût mensuel, licences, utilisées) avec 3 lignes d’exemple, données fictives.
Inventaire des outils et abonnements : contenu du modèle.

Comment utiliser ce modèle en 3 étapes

  1. 1

    Listez les abonnements à partir des relevés bancaires des douze derniers mois.

  2. 2

    Demandez à chaque responsable d’équipe d’indiquer les outils qu’il utilise et le nombre d’utilisateurs actifs.

  3. 3

    Classez chaque outil : garder, remplacer, résilier, puis nommez un propriétaire pour chaque outil conservé.

Ce que disent les chiffres

Aucun chiffre d’usage n’est publié pour ce modèle : le Cabinet Flourens ne présente que l’exemple illustratif ci-dessous, construit sur une PME fictive.

Tableau avant et après : coût mensuel des abonnements de 6 200 € à 4 900 €, licences inutilisées de 35 % à 8 %, outils sans propriétaire de 9 à 0.
Effet attendu d’un usage régulier du modèle. Exemple chiffré illustratif, PME fictive : ces données ne sont pas des résultats clients.

Questions fréquentes

Comment faire l’inventaire des outils d’une PME ?

En partant des relevés bancaires et de la comptabilité pour lister les abonnements, puis en demandant à chaque équipe ce qu’elle utilise réellement. Les deux sources concordent rarement tout à fait : l’écart est l’information utile.

Comment repérer les licences inutilisées ?

En comparant le nombre de licences payées au nombre d’utilisateurs actifs sur les trente derniers jours, que la plupart des outils affichent dans leur administration. Le rapport donne le taux d’adoption de chaque outil.

Quand faut-il supprimer ou remplacer un outil ?

Quand son taux d’utilisation est bas, qu’un autre outil couvre la même fonction ou qu’il n’a pas de propriétaire. L’interopérabilité avec les autres outils entre aussi dans la décision. Les licences inutilisées font partie des coûts cachés.

À quelle fréquence refaire l’inventaire ?

Une fois par an au minimum, et avant chaque renouvellement important.

Faut-il inclure les outils gratuits ?

Oui, s’ils contiennent des données de l’entreprise. Ils comptent dans l’inventaire même sans coût.

Que faire d’un outil sans propriétaire ?

Nommer un propriétaire ou le résilier. Un outil sans responsable n’est ni sécurisé, ni mis à jour.

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    • 30 min
    Télécharger le modèle

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